ГНС разъяснила предоставление отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет

 Письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. №2292/6/23-50.0214 «О сроке предоставления отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет»

ГНСУ рассмотрела запрос относительно срока предоставления отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Налоговая напомнила, что физлица — доверенные лица предприятий (юрлиц), получившие наличность с текущего счета с применением корпоративного специального платежного средства или личного специального платежного средства, используют ее по назначению без оприходования в кассе. Эти лица подают в бухгалтерию предприятия отчет об использовании средств наряду с подтверждающими документами в установленные сроки и в порядке, определенном для подотчетных лиц законодательством, а также документы о получении наличности с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и пр.) вместе с неизрасходованным остатком наличности.

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается по форме, установленной центральным органом ГНС (приказ ГНАУ от 23.12.2010 г. №996), до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик (пп. 170.9.2 ст. 170 раздела IV НКУ):

— завершает такую командировку;

— завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего средства под отчет.

Подпункт 170.9.3 ст. 170 р. IV НКУ распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, оплаченные с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов, с учетом следующих особенностей:

— в случае если во время служебных командировок командированное лицо — плательщик получило наличность с применением платежных карточек, оно подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки;

— в случае если во время служебных командировок командированное лицо — плательщик применяло платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления налогоплательщиком отчета об использовании выданных на командировку средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20-ти банковских дней (до выяснения вопроса при выявлении расхождений между соответствующими отчетными документами).

Следовательно, ГНС подчеркивает, что отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик завершает такую командировку, завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего средства под отчет. Если во время служебных командировок командированное лицо — плательщик получило наличность с применением платежных карточек, в т. ч. с использованием личного специального платежного средства, оно подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки.