Електронна касова книга: порядок ведення та зберігання

Порядок ведення касових операцій у національній валютіУкраїни підприємствами визначає Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене остановою Правління Національного банку Українивід 15 грудня 2004 року №637 (далі — Положення).

Пунктом 4.4 Положення визначено, що підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної із двохчастин аркуша касової книги — «Вкладний ркуш касової книги» та «Звіт касира», які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі.

Записи в касовій книзі здійснюються на підставі відповідної інформації з касових документів. Записи в касовій книзі мають робитися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги повинні нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року. У разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» наприкінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування наприкінці  року — їх загальна кількість за рік.

Після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир зобов’язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх  і передати «Звіт касира» разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги». «Вкладний аркуш касової книги» протягом року зберігається касиром окремо за кожен місяць.

Після закінчення календарного року «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки у хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства — юридичної особи, а підшивкиформуються у книгу, яка скріплюється відбитком печатки підприємства (юридичної особи). Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання відповідно до Закону України від 16.07.99 р. №996 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівногоуправління при КабінетіМіністрівУкраїнивід 20.07.98 р. №41.

Відповідно до розділу 4 вищезазначеного Переліку встановлено трирічний термін зберігання облікових регістрів (головної книги, журналів, розроблювальних таблицьтощо), первинних документів і додатків до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерськог обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо) за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які перебувають у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади — ревізії.